La contabilità si può definire in modo elementare come attività di monitoraggio, valutazione e studio di fenomeni legati alla gestione del mondo degli affari (dell’azienda) dal punto di vista del valore (espresso in unità di misura in danaro - Zaman, Hočevar in Igličar, 2007). La contabilità comprende quattro funzioni contabili:

• contabilità --> trattamento di dati passati,
• contabilità preventiva --> trattamento di dati futuri,
• analisi contabile --> analisi dei dati,
• controllo contabile --> controllo del trattamento dei dati.

La contabilità, per quanto riguarda la conduzione dei libri contabili e di contabilità preventiva, significa monitorare la gestione, mentre le altre due funzioni rappresentano lo studio dell’andamento degli affari.

A utilizzare i dati contabili sono diversi gruppi, sia all’interno che all’esterno dell’azienda. I primi utilizzatori sono naturalmente i proprietari e dirigenti dell’azienda (e gli impiegati); altri utilizzatori sono lo Stato, coloro che concedono prestiti, i fornitori, i consumatori ecc.

In un’azienda, la contabilità non comprende necessariamente tutte e quattro le funzioni: la complessità della contabilità di un’azienda dipende dalla complessità dell’attività aziendale. La conduzione dei libri contabili si effettua in ogni azienda, mentre le altre funzioni contabili, in particolare l’analisi e il controllo contabile, normalmente esistono solo nei sistemi aziendali più grandi.

In un’azienda, la contabilità consente anzitutto di avere informazioni esatte sull’andamento passato della gestione nell’azienda stessa. Queste informazioni sono importanti e necessarie non solamente dal punto di vista dei proprietari e dei dirigenti, ma consentono creare relazioni precise sulla gestione per gli utilizzatori esterni. Infatti, le relazioni sulla gestione sono in certa parte anche regolamentate e obbligatorie (es. Contabilità fiscale, contabilità delle buste paga…).

Fonte: Zaman, M., M. Hočevar e A. Igličar: Temelji računovodstva. (Basi della contabilità). Ljubljana: EF, 2007.

Accounting of the company must be kept by the company itself or entrusted to third parties, such as accountants, accountants, data processing centres etc. The regulations that govern the keeping of accounts, especially the tax laws, are constantly evolving; new obligations are on the agenda, so that even the majority, if not all, of small and medium-sized enterprises make use of the accounting of external subjects. The market also offers a multitude of software applications for the digitalisation of the company, from simple invoicing, to the complete preparation of accounting and tax declarations required by law. All relations with institutions (Revenue Agency, Chambers of Commerce, injury insurance ...) exist exclusively by electronic means. All communications and declarations must be sent within the terms established by law, otherwise you will be subject to penalties that vary and can also be very heavy, in addition to possible audits by the relevant offices. In light of all these factors, it is undoubtedly advisable to rely on an external structure to carry out all the procedures for opening the company and for keeping the accounts.